В спецвыпуске SAP Professional Journal Russia, приуроченному к SAP Форуму 2012, опубликованы комментарии эксперта «Парма-Телеком» к статье «Оптимизация организационной эффективности с помощью 10 функций управления документами в SAP-системе». Эксперт представил свое видение эффективности применения инструментов SAP в части документационной поддержки бизнес-процессов
Документационная поддержка бизнес-процессов безусловно является одним из важных вопросов, возникающих при внедрении ERP-системы. Практически на каждом проекте внедрения мы сталкиваемся с этой задачей. По моему опыту в случае, когда основным внедряемым функционалом являются процессы FI и MM/SD, в первую очередь возникает задача хранения оригиналов и отслеживания статусов закупочных и сбытовых договоров, а также первичных бухгалтерских документов. В ситуации, когда автоматизируем процессы ТОРО, возникает вопрос структурированного хранения проектной и экс-плуатационной документации с привязкой к техническим местам в SAP.В течение долгого времени модуль SAP DMS являлся самым «правильным» инструментом для решения этих задач, и на наших проектах для решения первоочередной задачи по управлению договорами в SAP мы применяли с 2003 г. именно его. В то же время стоит помнить о сложностях, которые несет такое «частичное» решение задачи документационной поддержки.
Давайте рассмотрим пример с управлением договорными документами. Если мы организовываем процесс хранения и отслеживания исполнения договоров в SAP DMS, то необходимо также подумать о процессе подготовки и согласования договоров – в какой системе будет проходить он? Кроме того, договор, хранящийся в SAP DMS, также востре-бован в других существующих на предприятии системах. Например, договоры по произ-водственным проектам, очевидно, должны быть доступны в составе проектной документации в системе управления проектами.
Обобщая эту ситуацию, можно сделать вывод, что любое разделение контента (в данном случае значимых для производственной деятельности документов) предприятия на различные информационные системы, неизбежно порождает дублирование документов и потенциальное их расхождение в различных системах.
При этом компромиссные решения принципиально проблему не решают. Относи-тельно примера с управлением договорами мы в наших проектах чаще всего приходили к варианту – автоматизировать подготовку и согласование договоров в отдельной системе управленческого (обще-распорядительного) документооборота, разработав при этом интерфейсы, обеспечивающие синхронизацию данных между SAP DMS и внешней системой документооборота. Но, даже не рассматривая трудоемкость создания и сопровождения таких интерфейсов, можно видеть, что проблема возникает повторно, как только возникает третья (четвертая, пятая, …) система, которой нужно обращаться к этому же договору.
Таким образом, как только мы начинаем использовать SAP DMS для обеспечения документационной поддержки отдельного бизнес-процесса, мы понимаем, что самым эф-фективным было бы реализовать в DMS управление всеми документами предприятия. В некоторых крупных российских компаниях такая задача была успешно решена, но это, к сожалению, на общем фоне можно считать скорее исключением, чем общей тенденцией. Общепризнанной особенностью российского документооборота является жесткая регламентированность процессов согласования документов. Даже специализированные системы документооборота далеко не всегда могут «из коробки» предоставить такие возможности как параллельно-последовательное согласование, нормирование сроков согласования в зависимости от объема документа (с учетом производственного календаря рабочих и праздничных дней), согласование «по умолчанию», механизмы посредников, делегирование полномочий, и т.д. Когда мы начинаем реализовывать все перечисленные особенности с помощью ABAP-разработок в DMS, это сразу же утяжеляет решение и значительно увеличивает сроки и бюджет внедрения. Кроме того, как многие столкнулись на практике, использование механизмов классификации SAP для создания дополнительных атрибутов документов, может в дальнейшем вызывать сложности в построении отчетов. Механизм классификации привлекает своей универсальностью, но оборотной стороной универсальности является более сложная и менее читаемая структура хранения данных (по сравнению со стандартными таблицами других модулей).
Поэтому 2 года назад, когда у SAP появился продукт SAP Extended ECM, его появ-ление вызвало огромный интерес и вопросы – сможет ли он более широко и эффективно решить задачу управления документами? К настоящему времени, когда сразу несколько крупных российских компаний завершают проекты его внедрения, можно сделать выво-ды, что Extended ECM и его основной модуль Content Server позволяют реализовать эф-фективную систему управления контентом предприятия и организовать доступ к документам из различных транзакций SAP ERP. В качестве одного из примеров таких компаний можно привести ЛУКОЙЛ Оверсиз Холдинг Лтд, где с помощью Content Server реа-лизован как управленческий, так и производственно-технический документооборот.
Соглашаясь с описанными в статье сильными сторонами SAP DMS, для условий российского документооборота я бы предложил рассматривать более широкий функционал SAP Extended ECM.